Pra que serve o livro razão na contabilidade de uma empresa?

O Livro Razão, também conhecido como Razão Auxiliar, é um dos livros fundamentais para o processo contábil. Seu preenchimento permite a identificação do saldo de cada conta registrada no Livro Diário, individualmente, possibilitando a visualização da situação do patrimônio a cada transação.

O Livro Razão é exigido pela legislação brasileira para empresas com tributação de Imposto de Renda com base no lucro real. Mas sua indicação é válida para qualquer tipo de negócio, uma vez que traz de forma detalhada e discriminada o histórico de transações das contas escrituradas no Livro Diário.

Por se tratar de uma importante documentação, é necessário que o registro seja realizado de forma correta. Continue conosco e entenda quais elementos devem estar presentes no Livro Razão, quais suas principais características e qual a melhor forma de registrá-lo.

Elementos do Livro Razão

O Livro Razão é um tipo de livro de escrituração, pertencente ao subconjunto de livros contábeis, bem como o Livro Diário. Além dos livros contábeis, também são considerados os livros fiscais e livros sociais. Eles são utilizados para marcar os atos e fatos próprios ocorrentes na administração de uma empresa.

De acordo com a legislação, todos os comerciantes são obrigados a seguir uma ordem uniforme de contabilidade e escrituração. Para isso, devem registrar as informações pertinentes a cada um dos livros mencionados, quando aplicável, a depender do tipo de empresa.

Para garantir um registro correto e organizado do Livro Razão, deve-se considerar, no mínimo, os seguintes elementos contábeis:

• nome e código da conta;
• data de lançamento — dia, mês e ano de cada evento que altera de alguma forma o componente patrimonial da empresa;
• histórico do lançamento;
• contrapartida — conta que complementa o lançamento da conta contábil a ser escriturada;
• débito e crédito — apontamento do valor a ser acrescido e/ou diminuído da conta;
• saldo — diferença entre o somatório de débito e somatório de crédito de uma conta contábil;
• D/C — apontamento da natureza do saldo escriturado, sendo “D” usado para devedor e “C” para credor.

Para o caso de empresas de grande porte, o plano de contas, ou seja, a lista de contas que aparecem no Livro Diário, pode ser composto por centenas de contas diferentes. Em situações como essa, pode ser viável o uso de um conjunto de livros auxiliares, em vez de apenas um Livro Razão.

Livro Razão x Livro Diário

As pessoas jurídicas, em geral, com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), devem escriturar o Livro Razão e o Livro Diário. Neste último, são lançadas diariamente todas as movimentações de valor de uma empresa, ou seja, ações que podem alterar a situação patrimonial do negócio em questão.

A principal diferença entre os dois livros contábeis é que o Livro Razão carece de menos formalidades que o Livro Diário. Confira os pontos a serem considerados ao se comparar os dois livros:

• dados registrados em ordem cronológica: para melhor organização, os dois livros têm tal característica;
• período de escrituração: ambos devem considerar o mesmo conjunto de informações nos mesmos períodos registrados;
• rasuras: não devem conter nenhum tipo de rasura, entrelinhas ou qualquer indício que sugira dúvidas a respeito dos registros;
• autenticação: o Livro Diário precisa ter seus termos de Abertura e de Encerramento assinados por um contador e pelo empreendedor, bem como ser devidamente autenticados pela Junta Comercial. O Livro Razão dispensa tal formalidade (Art. 259 do RIR/1999);
• folhas numeradas: apenas o Livro Diário conta com essa formalidade.

É importante lembrar, ainda, que os dois livros têm funções diferentes. Enquanto o Livro Diário registra os fatos contábeis da empresa em ordem cronológica, o Livro Razão detalha os lançamentos realizados no Livro Diário para cada conta, separadamente. Trata-se, portanto, de um complemento ao Livro Diário.

Os livros contábeis e o Sped fiscal

O Sistema Público de Escrituração Digital — Sped — foi criado em 2007 pelo governo com o objetivo de automatizar a escrituração contábil. Desse modo, os registros do Livro Razão e do Livro Diário, agora, podem ser realizados por meio da Escrituração Contábil Digital — ECD.

Com a ECD, os dados dos livros contábeis — o Livro Diário, o Livro Razão e o Livro de Balancetes Diários — passaram a ser transmitidos, armazenados e validados em um ambiente totalmente digital. Assim, não é mais necessário o registro manual desses documentos, nem mesmo a impressão e encadernação.

Além da comodidade proporcionada ao empreendedor, ocorre ainda um maior controle da regularidade das empresas por parte do governo. Para usufruir desse serviço, basta que se tenha um Certificado Digital ICP-Brasil.

A ECD é compulsória para empresas com tributação baseadas em lucro real ou lucro presumido. Aquelas que escolheram pelo regime tributário Simples Nacional — previsto na Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006 —, que é diferenciado, simplificado e favorecido, podem adotar o método tradicional de apresentação do Livro Razão e Livro Diário. Contudo, a transmissão eletrônica é muito mais prática.

Embora muitos avanços tenham sido trazidos pelo Sped fiscal ao setor da contabilidade como um todo, não se pode negar que ainda se trata de um desafio para os profissionais da área. Sendo assim, para que os registros sejam realizados e encaminhados da maneira correta, é importante que tal tarefa seja atribuída a um contador ou a um escritório de contabilidade. Esses profissionais conhecem as normas que regem a elaboração dos livros de escrituração e estão aptos para isso.

Mesmo que a tarefa de registro fique sob os cuidados do contador, a empresa deve fornecer os fatos e dados ao profissional para que a escrituração seja realizada. Como os documentos precisam ser reconhecidos, os arquivos devem ser assinados digitalmente pelo empreendedor ou representante legal e pelo contador responsável pela escrituração.

O advento da ECD, portanto, não elimina a necessidade de o empreendedor entender a importância e a aplicabilidade do Livro Diário e do Livro Razão para o bom funcionamento da empresa.

Conteúdo original ConexãoNFe